Groep Averbode kiest na de recente overnames voor een centralisatie van de systemen.

Met de schoolverankerde tijdschriften Doremi, Zonnekind, Zonnestraal, Zonneland, Vlaamse Filmpjes,… is Uitgeverij Averbode al vele decennia lang de onbetwiste marktleider voor educatieve tijdschriften in België. Daarnaast bouwt Uitgeverij Averbode een sterk educatief fonds uit met leermiddelen en methodes, zowel voor het basisonderwijs, het secundair onderwijs als het volwassenenonderwijs. Veel van deze handboeken worden door de eigen redactie ontwikkeld maar daarnaast worden ook heel wat leermiddelen in distributie verdeeld. Het aantal eigen titels steeg aanzienlijk door de overname van Editons Erasme/D2H uit Bouge (2005), door de overname van het fonds van Labor (2008) en door de samenwerkingsovereenkomst in Cego Publishers (2008) (een joint-venture met de KULeuven).
Ook op internationaal vlak is Uitgeverij Averbode aan een expansie begonnen. In september 2008 nam de Groep de derde grootste educatieve uitgever van Frankrijk over, Editions Sedrap van Toulouse. Naast de reeds bestaande buitenlandse filialen in Nederland (Best) en in Frankrijk (Strasbourg) opent deze overname de poort naar nieuwe afzetmarkten en producten.

Tenslotte zette de Groep vorig jaar ook de stap naar de thuismarkt. Nelly en Cezar, twee hoofdpersonages uit de kleutertijdschriften kregen hun eigen animatiereeks, die op Ketnet, RTBF, Zeppelin en 40 andere buitenlandse TV-zenders te zien zijn. Rond deze characters werden boeken, acties, merchandising producten gemaakt en verkocht. Met de overname van Bert Smet Productions door Groep Averbode in 2009, en dus van het character Hopla, verstevigde de Groep haar positie in deze nieuwe business.

Al deze acquisities en wijzigingen maakten dat Groep Averbode op ICT-vlak moest komen tot een verregaande integratie van systemen en databases. Niet alleen moesten de systemen van de overgenomen firma’s perfect samenwerken of geïntegreerd worden in de bestaande processen, daarnaast kozen we er ook voor om de core van de systemen in Averbode te laten draaien omdat we de vorige jaren al geïnvesteerd hadden in Averbode om de uitval van systemen te minimaliseren. Van deze investeringen konden de filialen en de overgekochte firma’s best mee profiteren.

Deze idee van centralisatie en integratie bepaalde ook de keuzes die we maakten op het gebied van de applicaties. Het financieel en administratief systeem dat AXI voor ons ontwikkelde (Oracle, HP9000) blijft de kern om te factureren, de verzendingen in de drie landen aan te sturen, artikels en stock te beheren. De eigen ICT-afdeling maakte daarbovenop een webbased applicatie in PHP die toelaat om bestellingen te noteren in de filialen, gebruikmakend van gegevens in de centrale database (adres, artikelgegevens). Elke nacht worden in de filialen XML-bestanden gemaakt waarin de orders genoteerd staan. Deze orders worden voor de verdere afhandeling opgeladen in de Oracle database die in Averbode staat. De webbased toepassing is heel flexibel, hertaalt de schermen naar de terminologie van de locale gebruikers en laat toe in te spelen op de landspecifieke eisen (cheques en wissels in Frankrijk, automatische machtiging in Nederland, …).

Omdat we wilden vermijden dat gebruikers dezelfde informatie meermaals in verschillende systemen moesten ingeven, kozen we ook op het gebied van de productinformatie voor een centraal systeem. De verbreding van het productgamma, de nieuwe afzetmarkten en de nieuwe technologische vereisten (beveiligde methodesites) maakten dat onze bestaande webapplicatie niet meer volstond. We kozen daarom Smartsite als Content Management Systeem.
Zowel de marketeers als de redactieploegen vullen dit CMS met informatie.
De marketingploeg heeft voor elk boek of leermiddel dat verkocht wordt een content item gemaakt met daarin tekst (korte tekst, slogan, lange tekst, ..) en beeld (link naar hoge resolutiebeeld en beeld voor op de website). Het CMS bevat enkele duizenden artikels. Prijs van de artikels (voor de verschillende landen en categorieën van het product worden met een permanente link uit het financieel administratief gehaald (Oracle). Deze contentitems vullen de catalogus van de website voor de verschillende doelgroepen en landen. De sterke Multi-channel publicatiestrategie van Smartsite CMS maakt het mogelijk om éénmalig aangemaakte content parallel te publiceren naar meerdere kanalen, inclusief een automatische hertaling naar de doelgroep (Zonnekind noemt bv Hoj in Nederland).
De content die de redactieploegen in het CMS plaatsen, wordt vooral gebruikt in de deelwebsites (sites bij de tijdschriften, werkblaadjes, beveiligde methodewebsite). Om de beveiliging van de betalende websites te organiseren werd een link gelegd tussen onze website en Knooppunt, een portaalsite van de vakvereniging. Met Knooppunt, een gezamenlijk initiatief van een aantal Vlaamse educatieve uitgevers, kan bepaald worden tot welke content de gebruikers toegang hebben.

Van bij de start van het project was het de bedoeling om naast de website en deelwebsites ook drukwerk zoals catalogi vanuit het Smartsite CMS semi-automatisch op te bouwen door gebruik te maken van de XML-structuur die standaard in Adobe® InDesign® aanwezig is. Dankzij een plug-in voor Adobe® InDesign® hebben de grafici vanuit hun vertrouwde InDesign® werkomgeving rechtstreeks toegang tot de data in het Smartsite CMS waarna een catalogus semi-automatisch kan opgebouwd worden.

Naast de website en de cataloogbuilder is het maken van productinformatiefiches nog een derde toepassing die vertrekt vanuit het CMS. Klantendienstmedewerkers en regioverantwoordelijken krijgen vragen van klanten over een steeds uitgebreider productgamma. Hierdoor wordt het hoe langer hoe moeilijker om nog van alle producten voldoende op de hoogte te zijn. Door een link tussen het orderverwerkingssysteem en het CMS aan de hand van het catalogusnummer kan op een vlotte manier tekstinformatie opgevraagd worden. Deze uitbreiding moet nog verder geprogrammeerd worden.

Verloop van het project: Met dit project werd eind 2007 gestart. In het voorjaar van 2008 werden de leveranciers vergeleken en werd de functionele en technische analyse opgesteld. Smartsite werd als CMS weerhouden en Service Point België kozen we als partner om dit project te realiseren. SPBE deed een upload van de content uit de bestaande website naar het CMS en daarna kon vanaf de zomer 2008 het CMS gevuld worden. In het najaar werd de cataloogbuilder geïnstalleerd door SPBE en in januari werden de eerste catalogi met inhoud van het CMS gemaakt. Daarna werd het design en de structuur van de website en van de deelwebsites gemaakt, werd de link met Knooppunt geprogrammeerd (Three Ships en SPBE) en werd de registratie- en bestelflow geprogrammeerd. Midden september ging de nieuwe site live.

Bedrijven integreren en de processen op elkaar afstemmen, gaat nooit zonder slag of stoot. Zo botsten wij met dit project ook tegen een aantal obstakels. Het grootste probleem zat wel in de timing. Voor alle doelgroepen, in alle landen en voor alle deelfacetten (website, catalogi, administratief systeem) moest het systeem operationeel zijn bij het begin van het schooljaar. Omdat dit niet voor alle delen van het project haalbaar was, moesten we prioriteiten stellen en keuzes maken. Als je moet kiezen, dan zijn er altijd dingen die niet gekozen worden en dus opdrachtgevers die minder tevreden zijn. Timing gaf ook stress op het einde bij de programmatie van de bestelflow waar gegevens gehaald worden uit en geschreven worden naar het administratief systeem, waar delen van de content beveiligd moesten worden door Knooppunt en waar de flow zelf op de website staat. De programmatie en wijzigingen moesten door de vier partijen uitgevoerd worden en het finale resultaat was pas klaar toen alle deelfacetten naadloos op elkaar ingesteld waren.

Ook budgettair was het een vermoeiend project. Bij de start werd een budget opgesteld, maar opdrachtgevers vragen bijkomende functionaliteiten tijdens de ontwikkeling. Ook hier moesten we keuzes maken om ontsporing van het budget zo veel mogelijk te vermijden.
En, last but not least, mag ook het people management bij nieuwe projecten niet vergeten worden. Als je als manager niet het gehele project bekijkt en je enkel focust op de klachten en problemen bij de opstart dan riskeert het dat je vergeet welke effort geleverd werd en zie je misschien de verbeteringen ten opzichte van de oude situatie niet meer.