Après les acquisitions récentes, Groupe Averbode choisit pour une centralisation des systèmes.

Les Editions Averbode jouissent depuis de longues années d’une grande expérience dans le domaine de l’édition de produits éducatifs: Dopido, Bonjour, Dauphin, Tremplin, …  De plus, Editions Averbode construit un fonds éducatif solide avec des matériaux et des méthodes, tant pour l'enseignement primaire, enseignement secondaire et éducation des adultes. Beaucoup de ces manuels sont développés par nos rédacteurs propres, mais aussi de nombreux matériaux sont mis à disposition via la distribution. Le nombre de titres propres a augmenté considérablement par l'acquisition d’Editons Erasme/D2H de Bouge (2005), par l'acquisition du fonds de Labor (2008) et par la coopération dans Cego Publishers (2008) (une joint-venture avec la KULeuven).

Sa stratégie d’expansion a fait des Editions Averbode un groupe d’édition international et diversifié. En Septembre 2008, le Groupe a acquis le troisième plus grand éditeur de livres pédagogiques en France, Editions Sedrap de Toulouse. Outre les filiales étrangères existantes aux Pays-Bas (Best) et la France (Strasbourg), cette acquisition ouvre la porte à des nouveaux marchés et produits.

Finalement, l'année dernière, le Groupe a mis le pas dans le marché intérieur. Nelly et César, deux personnages principaux des magazines bambin ont obtenu leur propre série animée sur  Ketnet, la RTBF, Zeppelin et 40 autres chaînes de télévision étrangères. Autour de ces personnages, des livres, des actions, des produits de merchandising ont été fabriqués et vendus. Avec l'acquisition en 2009 de Productions Bert Smet, et donc le personnage Hopla,  Groupe Averbode a renforcé sa position dans ce nouveau segment.

Au niveau ICT du Groupe Averbode, toutes ces acquisitions et changements nécessitaient une intégration des systèmes et des bases de données. Non seulement les systèmes des entreprises acquises devaient concourir parfaitement ou être intégrés dans les processus existants, nous avons également choisi d’installer le nœud de nos systèmes à Averbode puisque nous y avons investi déjà les années précédentes pour réduire au maximum l'échec des systèmes. Ainsi toutes les branches et entreprises acquises peuvent en profiter au maximum.

Cette idée de centralisation et d’intégration a également déterminé le choix que nous avons fait au niveau des applications. Le système financier et administratif développé par AXI (Oracle, HP9000) demeure la base pour la facturation, la gestion des expéditions dans les trois pays ainsi que pour la gestion des articles et des stocks.

Le propre département informatique a construit une application ‘web-based’ en PHP qui permet de prendre des commandes dans les branches, en utilisant les données dans la base de données centrale (adresse, numéros d’article). Chaque nuit dans les branches, des fichiers XML - avec les ordres - sont créés. Ensuite ces commandes sont transférées vers la base de données Oracle à Averbode. L'application web est très flexible, traduit les écrans vers la terminologie des utilisateurs locaux et permet de répondre aux exigences spécifiques de chaque pays (chèques et lettres de change en France, l'autorisation automatique aux Pays-Bas ...).

Parce que nous voulions éviter que les utilisateurs devaient introduire les mêmes informations plusieurs fois dans des différents systèmes, nous avons choisi un système centralisé. L'élargissement de la gamme de produits, de nouveaux marchés et des nouvelles exigences technologiques (sécurisation des sites de méthode) ont rendu notre application Web existante insuffisant. Voilà pourquoi nous avons choisi Smartsite comme Content Management System (CMS).

Aussi bien les marketeers que les équipes de rédaction replissent le CMS avec leurs informations.
L'équipe de marketing a créé pour chaque livre ou outil d'apprentissage un élément de contenu contenant du texte (texte court, slogan, texte long, ..) et vidéo (lien vers l'image en haute résolution et d'image pour le site). Le CMS contient plusieurs milliers d'articles. Le prix des articles (pour de différents pays et catégories de produit) est récupéré du système financier administratif (Oracle) via une connexion permanente. Ces éléments de contenu remplissent les catalogues du site Web pour les différents groupes cibles et pays. La stratégie de publication multi-canal de Smartsite CMS permet de publier en parallèle du contenu créé unique vers des canaux multiples, y compris la traduction automatique vers la cible (par exemple, Zonnekind s’appelle Hoj aux Pays-Bas).
Le contenu entré dans le CMS par les équipes de rédaction, est utilisé principalement dans les sous sites (sites des magazines, des feuilles de travail, sites méthodiques sécurisés). Afin d’organiser l’accès aux sites sécurisées payantes, un lien a été fait entre notre site et ‘Knooppunt’, un portail de l'Union des Editeurs Educatifs Flamand. Avec ‘Knooppunt’ on peut déterminer facilement quel utilisateur peut avoir accès à quelles informations.

Dès le début du projet, le but était de construire – à part du site web – de manière semi automatiquement des imprimés (tels que les catalogues) à partir du Smartsite CMS en utilisant la structure XML présent dans le logiciel Adobe ® InDesign ®. Grâce à un plug-in pour Adobe ® InDesign ®, les graphistes –  à partir de leur environnement de travail familier InDesign ® –  ont accès direct aux données dans Smartsite CMS permettant la création de catalogues de manière semi-automatique.

Outre le site Web et l’outil de création de catalogues, il y a une troisième application qui part du CMS : la création des fiches de produit. Le service clientèle ainsi que les gestionnaires régionaux reçoivent des questions des clients sur une gamme de produits en constante expansion. Connaître tous les détails sur chaque produit de la gamme devient de plus en plus difficile. Grâce à un lien entre le système de traitement des commandes et le CMS, en utilisant le numéro de catalogue, des informations sur chaque produit peuvent être recherchées facilement. Cette expansion est encore en cours de programmation.

L’évolution du projet: Le projet a été lancé fin 2007. Au printemps de 2008, les fournisseurs ont été comparés et l'analyse fonctionnelle et technique a été faite. Smartsite a été retenu comme CMS et Service Point Belgium (SPBE) a été choisi comme partenaire pour la réalisation de ce projet. SPBE a fait un téléchargement de contenu à partir du site existant vers le CMS. A partir de l'été 2008, le CMS a pu être rempli. En automne 2008, l’outil de création de catalogues a été installé par SPBE et en janvier le premier catalogue avec du contenu venant du CMS a été créé. Ensuite, la conception et la structure du site Internet et des sites fédérés ont été créées, le lien avec ‘Knooppunt’ a été programmé (Three Ships et SPBE) ainsi que le flux de régistration et des commandes. Depuis mi Septembre 2009 le nouveau site est accessible au public.

L’intégration d’entreprises et la coordination des processus, ne sont jamais sans lutte. Au cours de ce projet nous avons été confronté avec un certain nombre d'obstacles. Le plus gros défi était le timing. Pour tous les groupes dans tous les pays et toutes les facettes (site web, catalogues, systèmes administratifs) le système devait être opérationnel au début de l'année scolaire. Parce que ceci n’était pas faisable pour chaque partie du projet, nous avons dû fixer des priorités et faire des choix. En faisant des choix, il y a toujours des choses qui restent sur la touche ayant comme résultat des clients moins satisfaits. Le timing a également donné du stress lors de la programmation de flux d'ordres quand des données sont prises et écrites à partir et vers le système administratif, quand des parties du contenu devaient être protégées par ‘Knooppunt’ et quand le flux lui-même se trouvait sur le site. La programmation et les changements ont dû être réalisés par les quatre parties et le résultat final n'a été terminé lorsque toutes les facettes ont été introduites de façon transparente.

Aussi au niveau budgétaire, le projeta été épuisant. Au départ, un budget était fixé, mais au cours du développement des clients demandaient des fonctionnalités supplémentaires. A ce moment aussi nous avons dû faire des choix afin d'éviter un déraillement du budget autant que possible.
Et, last but not least, la gestion des personnes ne devraient pas être oubliés. Si - en tant que gestionnaire de projet – vous ne regardez pas le projet dans sa totalité, mais focalisez uniquement sur les plaintes et problèmes du départ, il risque que vous oubliez quel effort a été fait et que vous ne voyez plus quelles améliorations ont été atteintes par rapport à l'ancienne situation.