Des archives numériques avec valeur légale

Groupe S est un groupe social constitué de différentes entités présentant le partenariat idéal en “management social” pour les entreprises et les indépendants.

Groupe S – Caisse d’Assurances Sociales pour Indépendants (CASI)  cherchait une solution afin d’optimaliser la gestion de ses dossiers. La numérisation semblait la solution logique.  Puisque Groupe S avait l’intention de détruire les dossiers papier après numérisation, le trajet à suivre n’était pas simple.

Afin d’obtenir l’autorisation de détruire les documents papier, Groupe S a dû présenté un dossier détaillé et bien argumenté auprès du comité de surveillance de la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS). Ce dossier ne décrit pas seulement en détail le processus du scanning mais aussi la manière dont les dossiers sont préparés, transportés de manière sécurisée et comment chaque dossier à chaque moment peut être tracé. Il décrit aussi la manière dont les dossiers sont stockés électroniquement ainsi que la sécurité à travers tout le processus.

Service Point s’occupe des transports, la prépartion des documents avant numérisation, le scanning, OCR, l’indexation et la livraison des documents papier et des images numérisés. Bien entendu tout en suivant les procédures approuvées par le comité de surveillance de la BCSS.

Outre la numérisation des dossiers existants, un processus parallèle a été mis en place pour la numérisation des documents reçus physiquement (lettres, faxes, …) qui doivent être ajoutés aux dossiers déjà numérisés. En utilisant un code à barre imprimé sur chaque document, lors du scanning le lien est fait automatiquement entre le nouveau document et le dossier existant et y est ajouté.